Erros na terceirização de contratos
Erros na terceirização de contratos
Expert evidencia os rotineiros equívocos do mercado sobre o assunto
Para o Expert do FinancialWeb, Enio Salu, muitas empresas terceirizam a gestão de documentos pensando que estão terceirizando a gestão dos contratos. Salu contou experiências práticas de companhias que perderam o controle sobre os contratos porque as informações que estão nos sistemas não são confiáveis. Existem diversos casos em que no sistema a informação é uma e no papel é outra.
"Pasmem: sem critério para a análise – o ‘critério’ é a divergência do sistema em relação ao papel. Não existe uma lista de eventos por tipo de contrato para aferição e planejamento da monitoração: o maior crime contra a gestão do ciclo de vida dos contratos", afirmou o Expert.
Texto na íntegra
Formalizando o Gestor do Contrato
Um detalhe faz toda a diferença quando tratamos de gestão do contrato: formalizar no próprio documento quem é o gestor.
A área pública costuma fazer isso com maestria nominando no contrato o responsável pela gestão, que geralmente é o próprio responsável pela dotação orçamentária correspondente.
Na área privada … bem é comum a ‘lambança generalizada’:
* Não se define o gestor;
* Geralmente assina uma figura que não tem a menor idéia de como fazer a gestão: se preocupa apenas com a dotação orçamentária e se o processo está dentro do que a auditoria quer – só não quer saber de complicação ‘pro lado dele’ … os outros que pensem da mesma forma e tudo irá acabar bem;
* Um monte de gente aparece para dar palpite durante a gestão do contrato se dizendo responsável por isso ou por aquilo;
* Quando alguma espécie de problema acontece ‘todo mundo some’: as partes literalmente perdem os interlocutores e a chance do contrato ‘micar’ é grande !
Na área pública é prática definir o gestor com nome e sobrenome: a pessoa, ou autoridade responsável.
Na área pública o turn-over é baixo e a chance da pessoa estar na mesma posição até o final da vigência é grande.
Na área privada sabemos que não: os contratos ficam e as pessoas vão – a gente volta um ano depois na empresa e as únicas pessoas conhecidas são os terceirizados !
Para definir o gestor a melhor prática de mercado é referenciar a posição que o gestor ocupa e especificar sua responsabilidade de forma clara e objetiva:
* A parte x elege o Sr. Fulano como gestor do contrato:
A gestão será automaticamente transferida para seu sucessor no cargo, ou para novo gestor formalmente definido pela parte x, a seu critério exclusivo;
* É responsabilidade do gestor a aferição da entrega do objeto, liberação dos pagamentos, …
Quando a atividade de gestão está assim formalizada os ‘bicos’ somem durante a execução normal do contrato, até porque o gestor se sente na obrigação de ‘dar umas cortadas’ – e o responsável ‘não some’ quando se precisa em momentos críticos.
É importante ressaltar:
* O gestor do contrato na área pública não necessariamente é o fiscal do contrato definido na lei 8.666. Vale lembrar que é possível formalizar um contrato na área pública sem definir o gestor, mas se não for definido o fiscal o órgão assume a responsabilidade da omissão, podendo ter ‘fortes emoções’ com TCU ou auditorias da instância correspondente;
* Não se confunde a figura do gestor do contrato com o gestor da contratação, tão comum de acontecer na área privada que paga alto preço operacional por isso;
* Nem sempre é possível vincular a gestão do contrato ao gestor da verba orçamentária – mas quando isso é possível a ‘vida fica muito mais fácil’: o gestor sabe o quanto é duro obter a dotação e gere o contrato com o rigor necessário, mas sem abrir mão de fazer de tudo para executar o objeto.
Fonte: Financial Web